Tarihi kaynakların büyük koleksiyonlarını yönetmek, eğitimciler, araştırmacılar ve kültürel miras profesyonelleri için eşsiz zorluklar sunar.Bu kılavuzluklar, fotoğraflar, resmi kayıtlar, ephemera - sadece zaman tasarrufu olmadan ezici hale gelir, ancak gelecekteki nesiller için bu paha biçilmez kaynakların bütünlüğü ve erişilebilirliğini korur.

Vakıf: kategorileme ve Sınıflandırma

Herhangi bir dijital araç veya metadata şemaları oyuna girmeden önce, koleksiyonun fiziksel veya kavramsal yapısı oluşturulmalıdır. Categorizasyon, yeniden kullanılabilir ve sezgisel hale getiren mantıksal bir çerçeve yaratır.Bu temel aynı zamanda kanıtlanmışlık prensibine de saygı duyar - kayıtların yaratıldığı veya bir araya gelmesi gerekir.

Sınıflandırma Scheme

Tarihsel kaynaklar tema, zaman dönemi, coğrafi konum, kaynak türü veya bu bir kombinasyon tarafından organize edilebilir. Örneğin, bir üniversite arşivi ilk olarak bölüm tarafından, on yıl sonra ve sonra, tüm koleksiyondaki doküman türü gibi belge türü tarafından, yazışmalar veya fotoğraflar. Tüm koleksiyondaki üniforma sınıflamalar karışıklıkları önler ve gelecekteki küratörlerin mantığı anlamasını sağlar.

Provenance and Original Order

Arkeolojik olarak, tüm alfabetikleri tekrar tekrar tekrar tekrar tekrarlayan bir hikayeye sahip olan metinleri, yaratıcının düzenlemesini ve ek olarak, erişim noktalarına nasıl ilişkin bilgiler verir.

Hierarchical vs. Flat Structures

Büyük koleksiyonlar seri, alt dizi ve dosya seviyesindeki gruplamalardan faydalanır.Daha küçük veya daha homojen koleksiyonlar için kullanılan bir düz yapı.Seçim koleksiyonun karmaşıklığına ve amaçlanan kullanıcı tabanına bağlıdır. Hierarchies daha ölçeklenebilir, ancak dijital varlıklar için, diyalektik yapılar kullanarak, çapraz aramalara izin veren etiketleri de kullanarak klasör yapıları kullanmayı düşünün.

Vocabularies ve Taxonomies

kontrollü bir kelime kullanmak - örneğin, Kongre Konu Şefi [Döneticileri [Dönetici:2) veya “Üye Tarihi:2) ^Getty Art & Architecture Thesaurus[Döneticiler): Koleksiyonun genelinde standartlaştırılmış terimler.

Digitization: Fizikselten Dijitale

Fiziksel tarihi kaynakları orijinalleri korur ve onları çok daha geniş bir izleyiciye erişilebilir hale getirir. Ancak, sayısallaştırma süreci kaliteli ve kullanışlılığı korumak için metodolojik olmalıdır.

En İyi Uygulamalar

Yüksek çözünürlüklü tarayıcılar kullanın - 300-600 dpi basılı belgeler ve en az 600 dpi fotoğraf için.Resimsiz veya kayıp formatlarda (TIFF veya arşivival JPEG 2000) ve online kullanım için başvuru sahibi bir dosya açma sözleşmesi oluşturun. Örneğin, koleksiyon kodu ve öğe numarası dosya adı çarpışmasını önlemek ve sıralamayı kolaylaştırmak için.For example:OSPT:0Cont. Doküman the rule in a data dictionary.

Koruma vs. Access Copies

[FONT:0]P Koruma kopyaları [[Dönetici:0)) Bu işlevlerin yaratılmasından sonra kalması ve güvenli, kırmızı medyadan depolanması gerekir. [FONT:2).Kategori kopyaları) sıkıştırılabilir, su işaretleri iletilebilir veya daha düşük çözünürlükte yapılır.

Text Sources için Optik Karakter Tanımlama

Baskılanmış veya tiplenmiş belgeler için, OCR'yi Tesseract (açık kaynak) veya ABBYY FineReader gibi aletler güvenilir sonuçlar üretir. OCR hatalarının manuel düzeltmesi - özellikle de eski tipfaces ile, silinmiş metin veya hasarlı orijinaller - transkript olarak yazılmış bir metin. Mağazayı ayrı bir düz metin olarak veya PDF içinde aramalanabilir bir metin olarak sunar.

Metadata: Olasılıksallığı Keşfedin Anahtar

Metadata, incelenen, sorgulanabilir koleksiyona bir kaotik yığın dönüştürür. Düşünceleren metadata yaratımı uzun vadeli kullanılabilirlik için en etkili etkinliktir. Basit açıklamanın ötesinde, metadata ilişkileri, hakları ve teknik ayrıntıları da kullanabilir.

Metadata Standartları'nı Kabul Etmek

[FONT:0]Dublin Core[Dönetici:2) Kültür mirası için yaygın olarak kabul edilen standarttır.(İngilizce, konu ve açıklama, ve bu tür on beş temel element içerir ve çeşitli sistemlere haritalanabilir.Daha karmaşık koleksiyonlar için, dikkate değer:2Encoded Archival Açıklama) yardımlar veya ))

Consistent Metadata Fields Oluşturmak

Her öğe minimuma sahip olmalıdır: eşsiz bir tanımlayıcı, bir tanımlayıcı başlık, tarih veya tarih aralığı, yaratıcı veya yazar, tür kaynak ve kısa bir soyut.Fort fotoğraflar, fiziksel açıklama (kara-beyaz, boyutlar) ve herhangi bir coğrafi konum için - örneğin, ISO 8601 formatındaki tarihler (YY-MM-D) - otomatik işleme ve çapraz arama.

Tagging: Kontrol vs. Free-Text Anahtar kelimeler

Etiketler sabit alanlardan daha fazla ayrıntı açıklama sağlar. ancak kontrol edilemez bir yazı sinonym kaosa yol açar (örneğin, “WWWWII,” & #8221; Dünya Savaşı 2,” İkinci Dünya Savaşı ve #8221;) belirli, yerel olarak anlamlı terimler için sınırlı sayıda ücretsiz metin etiketiyle kontrollü kelime birleştirir.

Kaynakları Context

Metadata sadece bireysel eşyalar için değil; aynı zamanda ilişkileri yakalamalı. Örneğin, bir mektup bir kişiye, bir olaya ve başka bir belgeye atıfta bulunabilir. İlişkili metadata alanları veya bağlantı yapıları kullanın (bir ilişkisel veritabanında birçok-manlı ilişki masaları gibi) ilgili eşyaları bağlantı kurmak. Bu, araştırmacılar için zengin bir anlatı oluşturabilir.

Depolama ve Backup Strategies

Dijital koleksiyonlar donanım başarısızlık, kazara ve doğal afetlere karşı savunmasızdır. Güçlü bir yedekleme stratejisi, tartışılmaz değildir.

Yerel vs. Cloud Storage

Yerel ağ-tavümet (NAS) kurumlara fiziksel güvenlik ve erişim hızı üzerinde tam kontrol veriyor. Cloud depolama – Amazon S3, Google Cloud veya özel arşiv hizmetleri – yerdeki reddanttilebilir ve ölçeklenebilir bir alan için.En iyi uygulama yerel bir sunucuda birincil kopya, farklı bir yerel sürücüde ikincil bir kopya ve coğrafi olarak ayrı bir bulut bölgesinde üçüncü bir kopya.

Reddans ve Versioning

Tek-disk başarısızlığına karşı korumak için yerel depolama için RAID dizilerini kullanın. Version control systems (en azından üçüncü bir partide kaydedilen yedekler veya DAM gibi) kaza düzenleme durumunda geri yükleme sağlar. Run otomatik yedeklemeler günlük olarak, haftalık yedeklemeler çevrimdışı, yangın geçirmez bir yerde veya en az dörtte bir üçüncü partide depolanır. Test geri yüklemeleri.

LOCKSS Prensibi

Birçok Copies Güvenli Şeyler Devam Ediyor. LOCKSS programı, başlangıçta Stanford Üniversitesi tarafından geliştirilen, birden fazla coğrafi olarak dağıtılmış kopyalar ile dağıtılan bir araç için savunulmaktadır.Farklı fiziksel yerlerde kopyalar var - örneğin, bir ev ofisi ve bir üniversite sunucusu -dramatik olarak risk azaltır.

Access Control and Rights Management

Tarihsel kaynaklar genellikle hassas kişisel bilgileri, telif hakları eserlerini veya kültürel olarak kısıtlanmış materyaller içerir. Yönetim erişimi hem yasal hem de etik bir sorumluluktur.

Hala telif hakkı altında olan malzemeleri tanımlayın (tipik olarak ABD'de yayınlanan) veya bu kişisel olarak tanımlanabilir bilgi içeriyor. Bu tür eşyalar için metadata-sadece kayıt veya düşük çözünürlüklü erişim kopyaları kimlik doğrulama aşamasında.]TELFLT:0) ve ).

Kurumsal platformlarda Rol Tabanlı Erişim

Implement role tabanlı erişim kontrolü (RBAC) Örneğin: misafir kullanıcılar sadece kamu metadata ve düşük sürümler görürler; Gerçekleştirilmiş araştırmacılar kişisel çalışma için yüksek ücretli kopyaları indirebilir; küratörler ve editörler yeni malzemeler yükleyebilir ve metadata'yı değiştirebilir; ve yöneticiler kontrol eder:0).Omeka ve 03)

Creative Commons Lisanslarını Uygulayın

Kurum, uygun fiyatlı ve / veya ticari olmayan kısıtlamalarla yeniden kullanım hakkına sahiptir.(Creative Commons lisansı) tekrarlamaları için, CC0, malzemelerini halka açık alana taşırken, CC BY veya CC BY-NC izinleri atama ve / veya / veya non-commercial kısıtlamalar ile yeniden geliştirilir. Clear Lisanslar sorumlu kullanımları teşvik eder ve izin talepleri azaltır.

Kullanıcı Interface ve Discovery

İyi organize bir koleksiyon, kullanıcıların malzemeleri bulabilir ve yorumlayabilmeleri için sadece değerlidir. Programlama arama ve tarama arabirimleri yaşam döngüsünde kritik bir adımdır.

Arama Özellikler Arama Özellikler

Metadata alanları ve tam metin (OCR) ile dolu basit bir anahtar kelime arama sağlayın.Enable faceted filter by date, yaratıcı, konu, tip ve koleksiyon. Gelişmiş kullanıcılar için, Boolean operatörleri ve alan bazlı aramalar sunar. Autocomplete önerileri kullanıcıların tutarlı şartlara göre arama bilgilerini düzenli olarak aramalarına yardımcı olur.

Görsel Browsing

Görüntü-heavy koleksiyonları için, bir galeri veya ızgara görüşe başparmak ve kısa altyazılar dahildir. Kullanıcılara tarih, başlık veya popülerlik yoluyla sonuçlar vermelerine izin verin.For time collection (e.g., a series of Photos over years), tarih aralığına kadar bir zaman çizelgesi kaydırak uygulayın.

Contextual Display

Bir kullanıcı bireysel bir öğe gördüğünde, paylaşılan metadata alanları veya açık ilişkilere dayanan ilgili öğeler göster.Her bir kişiye, yer ve tüm bağlantılı eşyaları içeren özel bir iniş sayfasına konu.Bu, akademik olarak araştırmayı destekleyen bağlantıların zengin bir webine dönüştürür.

Tarihsel Koleksiyonları Yönetmek için Araçlar

Doğru yazılım, arama yapmak için metadata girişinden birçok organizasyon görevi otomatikleştirebilir. Aracın seçimi koleksiyon büyüklüğü, bütçe, teknik uzmanlık ve istenen özelliklere bağlıdır.

Dijital Varlık Yönetimi Sistemleri

DAM sistemleri şöyledir:0)KaynakSpace[Dönemli kaynaklar (açık kaynak) veya [[DÜyetim:2)Bynder) (ortalama) özel alanlara odaklanarak, organize etmeye ve dijital dosyaları sağlam metadata desteği ile yeniden yapılandırmaya odaklanır.

Özelleştirilmiş Archival ve Content Management Platforms

[FONTS:0)Omeka[Döneticileri ve daha küçük tarihi koleksiyonlar için popüler olan, Dublin Core metadata için kullanıcı dostu bir arayüz ve eklentiler sunmak. [FONTD:2)Archivematica[END:3), dijital koruma iş akışları için, otomatik kontroller ve format geçiş için tasarlanmıştır.)

Özel Çözümler için Veritabanı Yazılımları

Tamamen özel koleksiyonlar için, PHP veya Python gibi ilişkisel veritabanı:0)MySQL) veya [[FONTD:2)PostgreSQL[Döneticileri ile birlikte (örneğin PHP veya Python) önemli bir programlama becerisi gerektirir, ancak uzun vadede özel kod bakımı için planlayın.

Açık Kaynak vs. Proprietary Solutions

Açık kaynak araçları (Omeka, Archivematica, DSpace) şeffaflık, topluluk desteği ve lisanslama ücretleri sunmuyor. Perrietary solutions (e.g., 03:0)PastPerfect[DDDDÜT:1) özel satıcı desteği ve genellikle daha kolay kurulum sağlar. Evaluate toplam mülk maliyeti, hosting, eğitim ve özelleştirme.

Bakım ve Sürdürülebilirlik

Bir koleksiyon statik bir varlık değildir; teknoloji ve kullanıcı beklentileri geliştikçe bizi sürekli olarak sürdürmeyi gerektirir.

Düzenli Denetimler ve Kalite Kontrolleri

Koleksiyon koleksiyonun periyodik denetimleri: dosya bütünlüğü kontrol edin (kontrol doğrulama), metadata tamlığı doğrulayın ve arama işlevselliğini test edin. denetimler sırasında keşfedilen hataların düzeltilmesi için bir iş oluşturun.Örneğin, tüm 2022 eklerinin doğru haklar ifadelerine sahip olduğunu kontrol edin ve OCR doğruluklarının% 95'i aştığını kontrol edin.

Dosya Biçimi Obsoles için Göç Stratejileri

PDF, JPEG ve TIFF gibi dosya biçimleri istikrarlı, ancak özel formatlar -certain RAW kamera dosyaları, eski veritabanı biçimleri veya özel video kodcular – muhtemelen daha kısa sürede ulaşılamaz hale gelir.The TANITT:0).The Congress Energy Formats[FLT]

Afet Planlaması

Doğal afetler, siber saldırılar ve donanım başarısızlıklarını kapsayan yazılı bir felaket kurtarma planı oluşturun. Anahtar personel için iletişim bilgilerini, yerinde yedek konumlar ve adım adım adım restorasyon prosedürlerini test edin. Plan her yıl simdi bir başarısızlık senaryosu ile test edin. Bulut barındırılan koleksiyonlar için, hizmet sağlayıcınızın coğrafi olarak kırmızıdansiyon ve hızlı veri restorasyonu sunmasını sağlayın.

Topluluk ve Crowdsourcing

Büyük koleksiyonlar için, ilgi çekici gönüllüler veya araştırmacılar, kartpostallara yardımcı olmak için, etiket veya doğrulayın metadata etkili olabilir. Platformlar likeETHFLT:0).ThePage[[DÜye Olmayanlar 1 ) veya özel kalabalıklar, editör kontrolü yaparken dağıtılan katkıyı sağlar. Bu yaklaşım da koleksiyonda topluluk yatırımını net kılavuzlar ve gönüllüler için basit bir arayüz sağlayabilir ve katkılarını halka açık olarak kabul eder.

Tarihsel Koleksiyonlarda Etik Bakışlar

Tarihi kaynakları yönetmek, temsil edilen topluluklara ve bireylere saygı göstermek anlamına gelir. Etik stewardship yasal uyumun ötesine geçer.

Hassas İçerik ve Kültür protokolleri

Bazı malzemeler, şiddet, ırkçı dil veya kültürel olarak kısıtlanmış törenler içeriyor olabilir. Uygun erişim seviyelerini belirlemek için altmış topluluklarla çalışın.A“ hassas materyal & #8221; uyarı ve araştırmacı işareti gerektiren bazı dosyalar için.Indigenous Data Governance (Collective Support, Authority to Control, Ethics)

Repatri ve Dijital Soru

Kurumunuz geri dönüş arayan topluluklardan gelen kültürel miras öğeleri tutarsa, topluluğun orijinalleri veya yüksek kaliteli dijital kopyaları tercih edip etmeyeceği keşfedin. Topluluğun erişim ve yeniden kullanım politikalarının kontrol altına alındığı ve kültürel olarak uygun yönetim sağlamasını sağlayan işbirliğine dayalı bir yenilik sunar.

Büyük bir tarihsel koleksiyonu organize etmek ve yönetmek bir tek zamanlı proje değil, sürekli bir taahhüt. Burada belirtilen stratejiler - ilk sınıflandırma ve metadata yaratımı yedeklemeye, erişim kontrolüne, kullanıcı keşiflerine ve etik bir üsluptur - kaynakların erişilebilir olmasını sağlayan bir yaşam döngüsü oluşturmak, anlamlı ve on yıllardır muhafaza etmek için.