כיצד לארגן ביעילות וניהול אוספים גדולים של מקורות היסטוריים

ניהול אוספים גדולים של מקורות היסטוריים מציג אתגרים ייחודיים עבור מחנכים, חוקרים ואנשי מורשת תרבותית.נפח החומרים - letters, תמונות, רשומות רשמיות, ephemera - יכול להיות מכריע במהירות ללא גישה שיטתית.ארגון נכון לא רק חוסך זמן אלא גם משמר את השלמות והגישה של משאבים בלתי חוקיים אלה לדורות הבאים.מדריך זה מכסה אסטרטגיות מקיף עבור ארגון וניהול אוספים היסטוריים, החל מחשיפה ראשונית לחשיפה דיגיטלית, שמירה על , שמירה על ⁇ , שמירה על ידי זמן רב של משתמשים, שמירה דיגיטלית, שמירה על , שמירה על ⁇ , שמירה על ⁇ , שמירה על ⁇ , שמירה על ⁇ , שמירה על ⁇ , שמירה על ⁇ .

הקרן: Categorization and Classification

לפני שכל כלים דיגיטליים או תוכניות metadata לבוא לשחק, המבנה הפיזי או המושגי של האוסף חייב להיות הוקם. Categorization יוצר מסגרת הגיונית שהופכת את הרטיקוליטיל יעיל ואינטואיטיבי.יסוד זה מכבד גם את העיקרון של הוכחה - שמירה על הסדר המקורי שבו הוקמו או צברו רשומות.

בחירתו של נספח

מקורות היסטוריים יכולים להיות מאורגנים על ידי נושא, זמן, מיקום גיאוגרפי, סוג מקור, או שילוב של אלה.לדוגמה, ארכיון באוניברסיטה עשוי להיות הראשון על ידי המחלקה, אז עד עשור, ולאחר מכן על ידי סוג מסמך כגון דוחות, התכתבות או צילום סיווג אחיד על פני האוסף כולו מונע בלבול ומבטיח רכישות חדשות משתלבות בצורה חלקה.

פרובנס ומסדר מקורי

אספקט מרכזי של מדע ארכיוני הוא FLT:0 הכבוד desvingreasFLT:1 - שמירת רשומות מיוצרים שונים נפרדים ושימור הסדר המקורי שהוטל על ידי היוצר.זה מספק ההקשר הקריטי על האופן שבו המסמכים מתייחסים זה לזה.לדוגמה, מכתבים שהוגשו כרונולוגית על ידי דמות היסטורית, אשר יאבד אם תכתבו מחדש את כל האותיות על ידי כתב אלפביתי אפשרי, בכל פעם שמוסיפים גישה עם נקודות דרך מקבילות ונקודות.

הירורכוב לעומת המבנים שטוחים

אוספים גדולים יותר נהנים ממבנה היררכי עם סדרה, תת-סדרה, וקבוצתיות ברמת הקובץ. מבנה שטוח באמצעות תגים עובד עבור אוספים קטנים או יותר הומוגניים.הבחירה תלויה במורכבות של האוסף ואת בסיס המשתמש המיועד. Hierarchies הם יותר מדרגיים אך דורשים תכנון זהיר כדי להימנע משכפול.

תותחים ומוני-המוניות

שימוש באוצר מילים מבוקר - כגון FLT:0Library of Congress Subject Headingssph 1 או FLT:2 Getty Art & אדריכלות: ThesaurusFLT 3 - סטנדרטי תנאים ברחבי האוסף.זה חשוב במיוחד כאשר אוצרים מרובים לתרום.

דיגיטיזציה: מ- Physical to Digital

דיגיטיזציה של מקורות היסטוריים פיזיים משמרת את המקורים והופך אותם נגישים לקהל רחב בהרבה.עם זאת, תהליך הדיגיטציה חייב להיות שיטתי כדי לשמור על איכות ושימושיות.

שיטות טובות לSpoting

השתמש בסורקים ברזולוציה גבוהה -300-600 dpi עבור מסמכים מודפסים ולפחות 600 dpi עבור תמונות.חסוך עותקים מאסטר בפורמטים לא מדוכאים או חסרי אובדן (TIFF או Archival JPEG 2000) וליצור עותקים של גישה נגזרת ב JPEG או PDF לשימוש מקוון. הקים אמנה עקבית של קובץ הכולל תאריך, קוד איסוף, ומספר למניעת זיהוי קובץ וסוג כדי למנוע זיהוי וסוג של קובץ: לדוגמה: LT עבור קובץ.

אישור נגד Access Copies

(ב) ⁇ (ב) ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇

זיהוי תווים אופטיים למקורות טקסט

עבור מסמכים מודפסים או מדומים, ליישם את OCR כדי להפוך את הטקסט לחיפושים.כלי כמו Tesseract (מקור פתוח) או ABBYYYY Fine Reader לייצר תוצאות אמינות.תיקון ידני של שגיאות OCR - במיוחד עם לוחות ישנים יותר, טקסט דועך, או המקור הפגום - משפר דיוק באופן משמעותי.

מטא-נתונים: המפתח לגילוי

מטאנתונים הופכת ערערה כאוטית של קבצים לתוך אוסף מחוספס, שאילתה. יצירת metadata מחשבה היא הפעילות המשמעותית ביותר עבור יכולת ארוכת טווח. Beyond תיאור פשוט, metadata יכול לקודח יחסים, זכויות ופרטיות טכניים.

אימוץ תקני מטא-נתונים

(ב) הוא כולל חמישה עשר מרכיבים מרכזיים כגון הכותרת, היוצר, הנושא והתיאור, והוא יכול להיות מוקרן באופן נרחב עבור מערכות שונות יותר מורכבים, לשקול את FLT:2Encoded Archival DescriptionFLT 3 עבור מציאת סיועים או LT:4 מ"מ עבור אוספים מורכבים יותר, לשקול את הקטלוג שלך:2 Encoded Archival DescriptionFLT 3" 3 עבור מציאת סיועים או LT:4.

יצירת שדות metadata עקביים

כל פריט צריך להיות מינימום: מזהה ייחודי, כותרת תיאורית, תאריך או טווח תאריך, יוצר או סופר, סוג של משאבים, וקיצור מופשט. עבור תמונות, כוללים תיאור פיזי (שחור לבן, ממדים) וכל מיקום גיאוגרפי ידוע.קונסיסטיות בפורמט שדה - לדוגמה, תאריכים בפורמט ISO 8601 (YMM-DD) - ניתן למזער את הגרסאות האוטומטיות של שימוש ברשימות ברירת המחדל או שימוש חופשי.

« « « מילות מפתח חופשיות-טקסט

עם זאת, התגים בלתי מבוקרים מובילים לתוהו ובוהו נרדף (למשל, ו-#8220;WII, ” “ מלחמת העולם השנייה, ו-#8221; ו-#8220; ו-#8220; השנייה מלחמת העולם השנייה & #8220; שילוב של כתבי אוצר מילים מבוקרים מייסד את ה-sauri עם מספר מוגבל של תות חופשיות למונחים, למונחים, למונחים קבועים, למונחים, למונחים קבועים -2 -2 -2, למזגים קבועים - למזגו באופן קבוע - , למזגו -2 -2 -2.

קישור למקורות לקונטקסט

מטא-נתונים אינם רק פריטים בודדים; זה צריך גם ללכוד מערכות יחסים.לדוגמה, מכתב עשוי להתייחס לאדם, אירוע, מסמך אחר. השתמש ב שדות metadata יחסיים או קישור מבנים (כמו טבלאות רבות-לגברים במסד נתונים יחסי) כדי לחבר פריטים הקשורים.זה יוצר נרטיב עשיר יותר עבור חוקרים.יישם עקרונות נתונים הקשורים בהם ניתן באמצעות מזהה מתמשך (זה, האם, , או אינספור עבור אנשים חיצוניים, ומאפשרים), והופכים את הנתונים שלך.

אחסון ואסטרטגיות גיבוי

אוספים דיגיטליים פגיעים לכישלון חומרה, עיוות מקרי, ואסונות טבע.אסטרטגיה חזקה של גיבוי היא לא ניתנת להשגה.

אחסון מקומי לעומת Cloud Storage

אחסון רשתי מקומי (NAS) נותן מוסדות שליטה מלאה על מהירות אבטחה פיזית וגישה.ענן אחסון - אמזון S3, Google Cloud, או שירותים ארכיטיביים מיוחדים - מחוץ לאתר אדום ומרחב קלאבילי.הפרקטיקה הטובה ביותר היא גישה היברידית: לשמור עותק ראשוני בשרת מקומי, עותק משני על כונן מקומי, ועתק שלישי בענן נפרד גיאוגרפית עבור אזורים רגישים מאוד, הן בקבצים רגישים מאוד, הן בקבצי רציפים והן בקבצי חומרים רגישים מאוד.

Redundancy and Versioning

השתמש במערךי RAID לאחסון מקומי כדי להגן מפני כשל חד-דיסק.מערכות בקרת גרסאות (כמו Git for טקסט מבוסס metadata או DAM עם יכולות גרסה) לאפשר לגלגל בחזרה במקרה של לערוך מקריות. להפעיל גיבויים אוטומטיים מדי יום, עם גיבויים שבועיים מאוחסנים במיקום לא מקוון, חסימת אש או עם צד שלישי אמין.

עקרון ה-Tats Principle

הרבה קופים שומרים על Stuff Safe.The LOCKSS התוכנית, שפותחה במקור על ידי אוניברסיטת סטנפורד, דוגלת בשימור מבוזר באמצעות עותקים מבוזרים גיאוגרפיים רבים.אפילו עבור אוספים קטנים, שיש עותקים במקומות פיזיים שונים - למשל, משרד בית ושר האוניברסיטה - באופן דרמטי מפחית סיכון.חשב להצטרף לרשת LOCKSS או באמצעות כלי כמו FLT:0Archiveaphiveaphalalmentalation FLT ל- 1 ל-Reactity כדי לתקן מחדש את ה- 1 ו-Reactity.

בקרת גישה וניהול זכויות

מקורות היסטוריים מכילים לעתים קרובות מידע אישי רגיש, יצירות זכויות יוצרים או חומרים מוגבלים מבחינה תרבותית.גישה ניהולית היא אחריות משפטית ואתית.

חומרים רגישים וזכויות יוצרים

זיהוי חומרים שעדיין נמצאים תחת זכויות יוצרים (בדרך כלל יצירות שפורסמו לאחר 1923 בארצות הברית) או המכילים מידע המאפשר זיהוי אישי. עבור פריטים כאלה, לספק רשומות מטא-נתונים בלבד או עותקים של גישה ברזולוציה נמוכה מאחורי אימות:0Fair שימוש ב-FLT:1 ו-FLT:2 חינוך פטור מ-FLT 3: 3 יכול ליישם, אך להתייעץ עם מומחה משפטי אם הוא יוצר זכויות פנימיות לכל פריט שאינו רלוונטי לשימוש.

גישה מבוססת-תפקיד בהגדרות מוסדיות

(הופנה מהדף בקרת גישה מבוססת תפקידים (RBAC) לדוגמה: משתמשים אורחים רואים רק metadata ציבוריים ותצוגה מקדימה של דלת-res; חוקרים אותנטיים יכולים להוריד עותקים גבוהים למחקר אישי; אוצרים ועורכים יכולים להעלות חומרים חדשים ולשנות metadata; ומנהלים לשלוט הרשאות של משתמשים כמו FLT:0OmekaFreaved 1LT:1 ו-FLT:2lectionalverse: 3Fin-Fin-Fin-Complein-Coloration כוללת תכונות ניהוליות .

יישום Creative Commonsרישיונות

עבור חומרים המוסד מחזיק בזכויות, החל את המתאים ל-FLT:0 רשיונות Commonsרישיונות Commonssssssssssssssert 1 כדי להבהיר תנאי שימוש מחדש. CC0 מקדיש חומרים לתחומים ציבוריים, בעוד CC BY-NC מאפשר שימוש בעונשים ו/או הגבלות לא מסחריות.

ממשק משתמש וגילוי

אוסף מאורגן היטב הוא רק יקר אם משתמשים יכולים למצוא ולפרש את החומרים.עיצוב חיפוש אינטואיטיבי ממשקי גלישה הוא צעד קריטי במחזור החיים.

תכונות חיפוש

לספק חיפוש מילות מפתח פשוט המשתרע על פני שדות metadata וטקסט מלא (מ- OCR) מסנן גלויה עד תאריך, יוצר, נושא, סוג, איסוף. עבור משתמשים מתקדמים, להציע מפעילי Boolean וחיפושים ספציפיים שדה. הצעות המבוססות על vocabularies מבוקרים לעזור להנחות משתמשים לתנאי חיפוש עקביים.

וידאו: Browsing

עבור אוספים דמויי תמונות, כוללים תצוגה של גלריה או רשת עם אגודל וכתוביות קצרות.אפשר למשתמשים למיין תוצאות עד תאריך, כותרת או פופולריות. עבור אוספים זמניים (למשל, סדרה של תמונות מעל עשרות שנים), ליישם שקופיות ציר הזמן כדי לסנן בטווח התאריכים.

המונחים:

כאשר משתמש רואה פריט בודד, מציג פריטים הקשורים המבוססים על שדות metadata משותפים או יחסים מפורשים.קישור לכל אדם, מקום, וכפוף לדף נחיתה ייעודי המאגד את כל הפריטים המחוברים.זה הופך את התצוגה פריט שטוח לתוך רשת עשירה של קשרים התומכים בחקר מדעי.

כלים לניהול אוסף היסטורי

התוכנה הנכונה יכולה להתאים משימות ארגוניות רבות, החל מ- metadata כניסה לחיפוש.בחירת הכלי תלויה בגודל איסוף, תקציב, מומחיות טכנית ותכונות הרצויות.

מערכות ניהול נכסים דיגיטליות

מערכות DAM (מקור פתוח) או (Fndercio:2) ב-byFLT: 3 (מסחר) להתמקד באחסון, ארגון, ותיקון קבצים דיגיטליים עם תמיכה מטא-נתונים חזקה.הם אידיאליים עבור אוספים עם נפח גבוה של תמונות, אודיו או וידאו.

פלטפורמות פיתוח ותוכן

(ב) [13] (ב[[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]], [[1924]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[[[1924]]]]]], [[[[1924]]]]]] [[[[1924]]]]]]]] [[[[[[1924]]]]

תוכנת מסד נתונים עבור Custom Solutions

עבור אוספים מותאמים לחלוטין, מסדי נתונים יחסיים כגון FLT:0 (Myemigmip) 1 או (FLT:2PostgreSQLveFLT 3 עם חזית אישית (למשל, באמצעות PHP או Python) מספקים גמישות מקסימלית. גישה זו דורשת מיומנות תכנות משמעותית אך מאפשרת לכל מודל נתונים להיות בטוח לתכנן תחזוקה של הקוד מותאם אישית לאורך זמן רב.

מקור פתוח לעומת פתרונות

כלי קוד פתוח (Omeka, Archivesmatica, DSpace) מציעים שקיפות, תמיכה קהילתית, ואין עמלות רישוי. פתרונות מפיצים (למשל, FLT:0PastPerfectveFLT:1 עבור מוזיאונים) לספק תמיכה ספקית ייעודית ולעתים קרובות יותר התקנה. להעריך את העלות הכוללת של הבעלות, כולל אירוח, הכשרה והתאמה אישית של מערכות בחירה כי יישומים לא זמין בתבניות פתוחות.

תחזוקה וקיימות

אוסף אינו נכס סטטי; הוא דורש טיפול מתמשך להישאר נגיש כמו הטכנולוגיה וציפיות המשתמשים מתפתחים.

ביקורת רגילה ובקרת איכות

ביקורות תקופתיות של האוסף: בדיקת יושרה של קובץ (בדיקה של אימות), אימות של השלמת metadata, ובדיקת פונקציונליות החיפוש.לקבע זרימת עבודה לתיקון שגיאות שנמצאו במהלך ביקורת.הפצה אקראית של פריטים יכולה לזהות בעיות מערכתיות. לדוגמה, לבדוק כי לכל תוספת 2022 יש הצהרות זכויות נכונות וכי דיוק OCR עולה על 95%.

אסטרטגיות הגירה לתבנית File Format Obsolescence

פורמטים כגון PDF, JPEG ו- TIFF יציבים, אך פורמטים קנייניים מסוימים - קבצי RAW מצלמה, פורמטים של מסד נתונים ישנים או קודים ספציפיים - עשויים להיות בלתי קריאים.עקוב אחר ה-FLT:0Library של הקונגרס Sustainability של פורמטים דיגיטלייםFLT:1 ולהיגר בתבניות סיכון לפתיחה, חלופות תומכות רבות.

תכנון התאוששות

צור תוכנית שיקום אסון כתובה המכסה אסונות טבע, התקפות סייבר וכשלונות חומרה. Include מידע ליצירת מפתח, מחוץ לאתר גיבוי מיקומים, ותהליכי שיקום שלב אחר צעד. לבדוק את התוכנית מדי שנה עם תרחיש כישלונות מדומה. עבור אוספים מעוות ענן, להבטיח ספק השירות שלך מציע ריצוף גיאוגרפי ותומכת שחזור נתונים מהיר.

קהילה ו Crowdsourcing

עבור אוספים גדולים, מתנדבים מעורבים או חוקרים כדי לעזור לנטרול, לתייג או לאמת metadata יכול להיות יעיל.פלטפורמות כמו FLT:0 מן ה-PageofphcioFLT 1 או מודולים מיקור המונים מותאם אישית מאפשרים תרומה מבוזרת תוך שמירה על שליטה במערכת. גישה זו גם בונה השקעות קהילתית באוסף. לספק הנחיות ברורות וממשק פשוט למתנדבים, להכיר בתרומתם לציבור.

שיקולים אתיים באוסףים היסטוריים

ניהול מקורות היסטוריים פירושו לכבד את הקהילות והאנשים המיוצגים.

תוכן רגיש ופרוטוקולים תרבותיים

כמה חומרים עשויים להכיל תיאורים גרפיים של אלימות, שפה גזענית, או טקסים מוגבלים מבחינה תרבותית. לעבוד עם קהילות יורדות כדי לקבוע רמות גישה מתאימות.חשב יישום A & #8220; חומר רגיש ו-#8221; אזהרה ודרשו את החוקר סימן עבור קבצים מסוימים. עבור חומרים ילידים, לאמץ את עקרונות הטיפול עבור I Native Data Governance (תועלת קולקטיבית, לשלוט, את האחריות, אתיקה).

חידוש וגילויים דיגיטליים

אם המוסד שלך מכיל פריטים מורשת תרבותית שמקורם בקהילות המבקשות את החזרתן, לחקור אם הקהילה מעדיפה את המקורים או עותקים דיגיטליים באיכות גבוהה. המציעים שיתוף פעולה של ניהול שבו הקהילה שומרת על שליטה על גישה ופעולות שימוש מחדש בונה אמון ומבטיח ניהול מתאים מבחינה תרבותית.

ארגון וניהול אוסף היסטורי גדול אינו פרויקט חד פעמי אלא מחויבות מתמדת.האסטרטגיות המתוארות כאן - החל מהסיווג הראשוני ומטא-נתונים יצירה לגיבוי, בקרה, גילוי משתמש, ודיילות אתית - מיצג מחזור חיים המבטיח שהמשאבים נשארים נגישים, משמעותיים ומשמרים במשך עשרות שנים להגיע.על ידי השקעה בזרימות עבודה ומינוף כלים מתאימים, מחנכים, חוקרים, ארכיאולוגים יכולים להפוך מקורות עצומים של ידע מעשי.