وتمثل المجموعات الخاصة للجامعات واحدة من أقوى الأصول التي لم تستخدم استخداما كافيا للباحثين الذين ينخرطون في بحوث متقدمة للمصدر، وهذه المستودعات المشفوعة، والكتب النادرة، والمخطوطات، والوثائق المحفوظات، والخرائط، والصور، والآلاف التي لا يمكن العثور عليها في كثير من الأحيان في أي مكتبة أو قاعدة بيانات أخرى، أما بالنسبة للتاريخ، والباحثين الأدبيين، والباحثين في مجال البحث، فتقدم إلى مصادر رئيسية.

ما هي مجموعات الجامعة الخاصة؟

- مجموعة خاصة من جامعات (الكتابات الحديثة) - غير المنشورة - تُحتفظ بها مكتبة أو محفوظات منفصلة عن مجموعات الكتب العامة - وتتميز عادة بمجموعاتها من الكتب المصغرة أو الهش أو الأهمية التاريخية أو التركيز الفريد - ويمكن أن تشمل هذه المجموعات مخطوطات القرون الوسطى أو النسيج (الكتب المطبوعة قبل 1501)، أو الطبعات الأولى، أو المراسلات، أو السجلات المؤسسية، أو الصور الفوتوغرافية الشفهية، أو المواد السمعية البصرية)

إن فهم نطاق وطبيعة مجموعة خاصة هو الخطوة الأولى نحو استخدامها بفعالية، وخلافاً للمكتبات المفتوحة التي يمكن أن تنظف فيها الرفوف، فإن المجموعات الخاصة تتطلب منكم طلب المواد مسبقاً وقراءتها في غرفة قراءة خاضعة للإشراف، وهذه البيئة الخاضعة للمراقبة تحافظ على سلامة المواد وتضمن توافرها للباحثين في المستقبل، ويستحق التداول: فالمشاركة المباشرة مع الوثائق الأصلية يمكن أن تكشف عن تفاصيل مضافة في مواد هامشية وملزمة.

تحديد المجموعات الخاصة ذات الصلة

قبل أن تزور مجموعة خاصة يجب أن تحدد مكان واحد يتوافق مع سؤالك البحثي هذه العملية تبدأ بعمل اكتشاف شامل باستخدام أدوات عامة ومتخصصة

استخدام جِدْ المعونةِ وكتالوجات الإنترنت

ومعظم المجموعات الخاصة بالجامعات تحتفظ بقوائم جرد مفصلة على الإنترنت تبين وجود معونات - هيكلية تصف محتوى مجموعات المحفوظات وترتيباتها ومثبتاتها، وعلى سبيل المثال، فإن محفوظات جامعة يال التي تتضمن بيانات قابلة للبحث أكثر من 000 24 معونة، وعندما تبحث عن موضوعك، تولي اهتماماً لمجمل الوثائق المتعلقة بالنطاق والمحتوى، وتورد قوائم بالصناديق، ووصفات السلسلة.

ولا تغفل المفهرس العام للمكتبة، إذ تصنف كتب كثيرة نادرة ودراسات خاصة في نفس النظام الذي توزع فيه الكتب، ولكنها يمكن أن توضع على رموز مواقع مثل " الكتب البرية " ، أو " مجموعات خاصة " أو " مجموعات مغلقة " ، مع كلمات رئيسية تجمع بين موضوعك وبين مصطلحات مثل " المصادر " ، أو " الضيق " .

مستشارون متخصصون واتصالات

أما المكتبات المتخصصة في مجالات معينة مثل التاريخ أو الأدب أو الفنون، فتعرف كثيراً المجموعات الخاصة ذات الصلة بميادينها، كما أن العديد من الجامعات توكل هذه أمناء المكتبات إلى إدارات أو مراكز بحث معينة، ويمكن أن يوفر الاتصال بها قبل بحثك ساعات من التخمين، ويمكنها أن توصي بجمع ما قد لا تنظر فيه، وأن تحذرك من المواد غير المجهزة أو التي توصف على نحو طفيف، وأن تساعدك على فرض قيود على الوصول إلى الجامعات.

استكشاف نماذج المجموعة الرقمية

وحتى قبل أن تخطوا إلى غرفة القراءة، يمكنكما استعراض المواد من خلال بوابات جمع رقمية، كما أن قاعدة Digital Public Library of America ) تجمع محتوى رقمي من الجامعات والمتاحف والمحفوظات في جميع أنحاء الولايات المتحدة، كما أن قاعدة تجمعات الأوربية [Frow-LT:3] توفر إمكانية الوصول إلى ملايين المواقع الرقمية.

تخطيط زيارتك

فعندما تحددون مجموعة من الأهداف، يكون التخطيط الدقيق ضروريا، ومعظم المجموعات الخاصة تعمل بالتعيين فقط، والكثير منها لها ساعات محدودة، بدءا من فحص موقع المكتبة على شبكة الإنترنت من أجل سياسات غرفة القراءة، ومتطلبات التسجيل، وأي مواد تحتاج إلى طلب مقدما (من 24 إلى 72 ساعة)، وتحتاج بعض المجموعات إلى خطاب مقدم من مستشاركم الأكاديمي أو من مقدمي الرعاية، ولا سيما إذا كنتم تطلبون الحصول على مواد مقيدة مثل سجلات المرضى، وملفات الطلاب.

الاتصال بالمحفوظات أو الموكِّل

ويمكن أن يكون من شأن إرسال رسالة إلكترونية موجزة إلى أمين الصندوق أو المحفوظات المسؤولة عن جمعها أن يجعل زيارتك أكثر إنتاجية، وأن يصف مشروع البحث الخاص بك، وأن يورد قائمة بالمواد المحددة التي تأمل في الرجوع إليها، وأن يسأل عما إذا كانت أي بنود هشة للغاية للتعامل مع التوصيات، أو أنها تخضع لقيود من جانب المانحين، وكثيرا ما يكون لدى علم عميق بالسياق - وهم يعرفون ما تتضمن الصناديق أغنى مراسلات، التي تشمل مذكرات هامشية.

إعداد الأسئلة البحثية الخاصة بك

وقبل أن تصلوا، صاغوا مجموعة من الأسئلة البحثية المركزة التي تهدفون إلى الإجابة عليها مع المصادر الرئيسية، مثلا، بدلا من " أريد قراءة كل شيء عن عصر هرلم " ، قد تسألون: " كيف أن رسائل لانغستون هيوز إلى آلان لوك تكشف عن توترات حول التمثيل في العشرينات القرن الماضي؟ " أو " ما هي السجلات المالية لنادي كوتون التي تقول لنا عن هياكل الملكية؟

إجراء بحوث في غرفة القراءة

وفي يوم زيارتك، تصل مبكراً لإكمال أي أوراق تسجيل، ومن المرجح أن تحتاج إلى تخزين معطفك، وحقائبك، وحسابات حاسوبية شخصية في خزانة، وتحظر غرف عديدة للقراءة أقلام الرصاص وتسمح فقط بأخذ صور للملاحظة، وتسمح بعض الكاميرات الرقمية والآلات الضوئية الشخصية، ولكن التصوير الضوئي المفاجئ محظور دائماً تقريباً، وقبل أن تبدأ في تناول المواد، وتستعرض قواعد غرفة القراءة، وترمي إلى حماية المواد الغذائية الهشة من الأضرار.

مواد المعالجة والفحص

عندما تتلقى مخطوطة أو كتاب نادر، تُمنح لحظة لتقييم حالتها المادية، وتتحقق من ورق الرشوة، أو الملزمات غير الملزمة، أو البقايا اللزجة من الإصلاحات القديمة، وتُستخدمين كراشف أو رغوة كما هو مُنصّح، وتُسلّمين صفحاتها من الحواف، وتتجنبين لمس مجالات النص، كما تعملين من خلال الوثائق، وتُسجلين أرقام المُطوّفات أو الصفحات.

إذا سمح بالتصوير، التقط صورا عالية الاستبانة للصفحات الهامة، بما في ذلك أي معلومات سياقية مثل رئيس الملف أو وصف البنود، ثم ربط كل صورة في ملاحظاتكم الرقمية بموجز لما تتضمنه، وهذه الممارسة تخلق محفوظات شخصية قابلة للبحث يمكن أن تسرع في تحليلها في مكتبكم.

المعلومات المرجعية والتوثيقية

ومن النادر أن تكون المصادر الرئيسية وحدها، ولترجمة المخطوطات، قد تحتاج إلى مقارنة بينها وبين المصادر المنشورة، أو غيرها من مجموعات المحفوظات، أو الأعمال الأكاديمية الثانوية، ويمكن لك غرف عديدة للقراءة أن تحضر أقراص أو حواسيب محمولة للوصول إلى الموارد الرقمية، وتغتنم هذه الفرصة للتحقق من الأسماء والتواريخ والأحداث التي تُجرى، مثلاً، أن الدخول المذكراتي من جندي حرب مدني ذكر أن هناك نظاماً جديداً من أشكال التفكك.

الحد الأقصى لأثر بحثك

بعد زيارتك، يبدأ عمل التوحيد والنشر، ولكن حتى قبل ذلك، هناك خطوات يمكن أن تتخذها لتعظيم قيمة أبحاث جمعك الخاصة للمشاريع المستقبلية والمجتمع الأكاديمي الأوسع نطاقا.

تنظيم مذكراتك وصورك

إنشاء هيكل للملفات على حاسوبك يعكس ترتيب المحفوظات - عن طريق المستودعات، أو المجموعة، أو الصندوق، أو الملف، أو تسمية كل ملف للصور بالمجلد ورقم المواد بحيث يمكن العثور عليه في وقت لاحق بسهولة، أو استخدام مدير للإستدلال مثل الزاتيرو أو إننوت أو منديلي لتسجيل تفاصيل الببليوغرافية للمواد المطبوعة، أو تخزين وصلات الدعم الرقمية.

تقاسم نتائجك بشكل مسؤول

وعندما تنشرون مقالات أو كتب أو مشاريع رقمية تستند إلى بحوث خاصة، يجب أن تُقيدوا المستودعات ومجموعة محددة، وقد فضلت معظم المؤسسات أشكال الاستشهاد التي تشمل اسم جمع الأموال، وأرقام الصندوق والملفات، والاسم الجامعي أو المكتبي، وبالإضافة إلى ذلك، فإن بعض المجموعات تطلب منكم الحصول على إذن قبل اقتباس المخطوطات غير المنشورة أو إعادة إنتاج الصور.

ويمكن أن يكون تبادل النتائج الأولية مع أمين المحفوظات أو أمينها مفيداً بصورة متبادلة، وقد يصحح الأخطاء الطفيفة، أو يقترح مواد إضافية، أو يطلب ما إذا كنت ترغب في المساهمة بسجل ضيوف بشأن بحثك عن موقع المكتبة على شبكة الإنترنت، ويرفع هذا التعاون صورة عملكم وجمع المعلومات، وكثيرا ما يؤدي إلى دعوات لإجراء محادثات أو حلقات عمل.

خيارات رقمية وآلية

ولا يتطلب البحث كله زيارة مادية، إذ أن العديد من الجامعات يرقمن أجزاء من مجموعاتها الخاصة - خاصة الأصناف ذات الطلب العالي أو التي تكون في حالة هشة - ويتيحها على شبكة الإنترنت، وإذا لم تتمكن من السفر، أو إذا كانت أموال السفر محدودة، فيمكنك أن تحقق قدرا كبيرا من البعد.

استخدام أجهزة الاستجمام الرقمية

ويمكن أن تُستخدم هذه المواد في إطار المسح الرقمي للجامعة أو منصة اتحادية مثل المكتبة الرقمية لمنطقة البحر الكاريبي أو ، أو ، أو مكتبة جمعيات رقمية للكونغرس ، وعلى سبيل المثال، فإن " عناصر جورج واشنطن " تفتقر إلى نسخ رقمية كاملة من وثائق المقارنة بين الأرقام القياسية.

طلب استنساخ

وإذا لم يتم رقمنة بند معين، فإن المكتبات تقدم خدمات الاستنساخ لقاء رسم، ويمكنك طلب مسح للمخطوطات أو الصور أو الصفحات المطبوعة باستكمال استمارة على شبكة الإنترنت، وتختلف أوقات التقلب من بضعة أيام إلى عدة أسابيع، وتخطط لذلك، وتورد إشارات دقيقة إلى اسم مستعار، وأرقام مربعات وملفات، والبنود المحددة التي تحتاجها لتسريع العملية، كما أن بعض المكتبات ستسمح أيضاً لباحث محتاج إلى نسخ

الاعتبارات الأخلاقية والقانونية

فالعمل مع مجموعات خاصة ينطوي على مسؤوليات أخلاقية، وكثيرا ما توثق هذه المواد حياة الأفراد والمجتمعات المحلية التي قد تكون ضعيفة أو مهمشة، وتنظر في كيفية استخدام المعلومات الحساسة وتقديمها، بما في ذلك المراسلات الخاصة أو السجلات الطبية أو السرد الشخصي، وتفرض بعض المحفوظات قيودا على الوصول إلى مواد الأفراد الأحياء أو السجلات الحديثة لحماية الخصوصية، وتحترم هذه القيود حتى لو اعتقدت أنها تحد من أبحاثك، فإنها موجودة لمنع وقوع الضرر وتشريف اتفاقات المانحين.

كما ينطبق قانون حقوق التأليف والنشر على المخطوطات غير المنشورة، ويختلف وضع حق التأليف والنشر في رسالة كتبها شخص توفي في عام 1850 عن رسالة كتبها صاحب حي، وفي الولايات المتحدة، تكون الأعمال المنشورة قبل عام 1926 في المجال العام، في حين يمكن حماية المواد غير المنشورة إلا بعد مرور 70 عاما على وفاة صاحب البلاغ، وعندما يكون الشك في ذلك، يتشاور مع سياسات المكتبة أو أي خبير قانوني في مجال الترخيص.

بناء استراتيجية بحثية طويلة الأجل

ونادرا ما تكون البحوث المتقدمة للمصدر مناسبة واحدة، حيث تطور مشروعك، قد تكتشفون أسئلة جديدة تتطلب استشارة مجموعات مختلفة أو إعادة النظر في المواد التي درستها سابقا، والاحتفاظ بسجل بحثي يسجل ما وجدته وما تحتاجه من أرشيف عمل معهم، ويعود كثير من العلماء إلى نفس المجموعات الخاصة على مر السنين، ويعمقون معرفتهم بالحيازة، ويقيمون علاقات مع الموظفين.

النظر في طلب إقامة بحثية قصيرة الأجل أو طويلة الأجل في جامعة تملك مجموعات كبيرة في مجالكم، كما أن مكتبة بنتلي التاريخية في جامعة ميتشيغان، ومكتبة نيوبيري في شيكاغو، ومكتبة هنتنغتون في كاليفورنيا، ومكتبة فولجر شكسبير تقدم جميعها زمالات لدعم البحوث في مجموعاتها الخاصة، وتتيح هذه المساكن وقتاً مكرساً، وفرصاً للحصول على الخبرة، ومجموعة من الباحثين الزملاء.

خاتمة

إن جمعيات الجامعات الخاصة ليست مجرد غرف تخزين مغبرة؛ فهي بيئات بحث دينامية تنتظرها الاكتشافات الأصلية، ومن خلال تحديد الحيازات ذات الصلة بصورة منهجية، والإعداد الدقيق للزيارات، ومعالجة المواد بعناية، ونشر نتائجك على نحو مسؤول، يمكن أن تحول بحثك من استعراض أدبي إلى مساهمة تضيف عمقا حقيقيا إلى ميدانك، والجهد المطلوب لنقل هذه المجموعات هو جهد كبير، ولكن شبكة البرمجيات غير المميزة تزور اليوم.