كيفية استخدام السجلات الحكومية استخداما فعالا في البحوث التاريخية

التعريف بالسجلات الحكومية في البحوث التاريخية

وتمثل السجلات الحكومية بعض المصادر الأولية الأكثر موثوقية المتاحة للتاريخ والأطباء وطلاب الماضي، وهذه الوثائق التي أنشأتها الهيئات الرسمية أثناء أداء واجباتها، تقدم لمحة غير موسطة عن الحقائق السياسية والاجتماعية والاقتصادية لحقائق المهارة في العهود، بخلاف المصادر الثانوية التي تحدد أماكن الأحداث من خلال طبقات التحليل والتحيز، والسجلات الحكومية التي تلتقط البيانات والقرارات والاتصالات كما حدث أو سجلت في ذلك الوقت.

وتكمن قيمة السجلات الحكومية في نزاهة هذه السجلات النسبية ونطاقها الشامل، إذ إن إعادة التعداد أو إجراء المحكمة أو إرسال دبلوماسي لا تحدد قصتها، بل تحدد المعلومات، حيث أن عدم وجود نية سردية تجعل هذه الوثائق قوية جدا، فهي توفر مواد خام يمكن أن يبني منها المؤرخون سردا، وافتراضات اختبارية، والطعن في الحكمة، وتستكشف هذه المادة الفئات الرئيسية من السجلات الحكومية، واستراتيجيات استخدام هذه المصادر الجامدة بصورة فعالة، والتوجيه العملي.

فهم المراكز الرئيسية للسجلات الحكومية

وتمتد السجلات الحكومية إلى مجموعة كبيرة من الأشكال والاختصاصات وفترات زمنية، ولإعمالها بفعالية، يجب أن تفهموا أولاً المشهد، ففئاتها التالية تمثل أكثر أنواع السجلات استشهاراً في البحوث التاريخية.

سجلات التعداد

وتعد سجلات التعداد من بين أكثر الوثائق الحكومية استخداما في البحوث التاريخية والجينية، وهي تقدم لقطات ديموغرافية منهجية للسكان على فترات منتظمة، عادة كل عشر سنوات في بلدان مثل الولايات المتحدة والمملكة المتحدة، وتشمل بيانات التعداد أسماء وأعمار ومهن وأماكن الميلاد والعلاقات الأسرية وممتلكات الممتلكات، وبالنسبة للتاريخ الاجتماعي، فإن سجلات التعداد لا غنى عنها لدراسة حركة السكان والتحضر والهياكل الاقتصادية وتكوين الأسر المعيشية على مر الزمن.

ينبغي أن يكون الباحثون الذين يستخدمون سجلات التعداد على علم بأساليب العدة وعدم الدقة المحتملة، وقد يكون القائمون على التعداد قد سجلوا معلومات تستند إلى تقارير الجيران بدلا من المقابلات المباشرة، أو قد يكون الأفراد قد أساءوا تمثيل أعمارهم أو مهنهم، ويعزز الإحالة المرجعية إلى مصادر أخرى مثل القوائم الضريبية أو أدلة المدن موثوقية النتائج.

الوثائق القانونية والقضائية

وتشكل سجلات المحكمة والتشريعات والمعاهدات والوثائق التنظيمية مستودعا واسعا للأدلة التاريخية، وتشمل سجلات المحكمة ملفات القضايا المدنية والجنائية، وسجلات الاختبار (السجلات المتعلقة بالملكية والمخزونات)، وورقات التجنس، وتكشف هذه الوثائق عن كيفية تطبيق القوانين، وكيفية تسوية المنازعات، وكيفية نقل حقوق الملكية عبر الأجيال، والسجلات التشريعية، بما في ذلك المناقشات، وتقارير اللجان، والنظم الأساسية، وتسليط الضوء على العمليات السياسية التي تشكل المجتمعات المحلية.

وكثيرا ما تتضمن الوثائق القانونية شهادات ومعارض مفصلة تحافظ على الأصوات نادرا ما يُسمع عنها في مصادر تاريخية أخرى، ويمكن أن توفر رواسب الأشخاص العاديين في قضايا المحاكم وصفا غنيا للحياة اليومية، والمعاملات الاقتصادية، والنزاعات المجتمعية، غير أن السجلات القانونية تتطلب قراءة دقيقة في السياق، ويمكن أن تحجب اللغة الرسمية للقانون معناها، كما أن الهيكل الخداعي لإجراءات المحكمة يعني أن الحسابات قد تكون مطروحة استراتيجيا.

السجلات العسكرية

السجلات العسكرية تتضمن أوراق التجنيد، وسجلات الخدمة، وطلبات المعاشات التقاعدية، وقوائم الوحدات، وتقارير ما بعد العمل هذه الوثائق لا تقدر بثمن لدراسة تجارب الجنود والضباط، وتنظيم القوات المسلحة، ولوجستيات الحرب، وسجلات المعاشات التقاعدية، على وجه الخصوص، تتضمن سردا شخصيا مفصلا كمحاربين القدماء أو الأرامل الذين وصفوا خدمتهم وعجزهم للحصول على استحقاقات، وبالنسبة لتاريخ الأسرة، قد تكون السجلات العسكرية هي المولد الوحيد الذي يؤكد تاريخ الولادة.

وينبغي للباحثين أن يلاحظوا أن السجلات العسكرية تختلف اختلافا كبيرا حسب البلد وفرع الخدمة والفترة الزمنية، وبعض السجلات، مثل ملفات المعاشات التقاعدية في الولايات المتحدة، غنية بصورة غير عادية بالتفاصيل السيرة الذاتية، أما السجلات الأخرى، مثل قوائم الخردل من قرون سابقة، فلا يمكن أن تتضمن سوى الأسماء والبيانات الدنيا، علما بأن ممارسات حفظ السجلات في المؤسسة العسكرية ذات الصلة ضرورية لتوقعات واقعية.

السجلات المالية والضريبية

وتشمل السجلات المالية الحكومية قوائم الضرائب ودفتر الأستاذ الجمركي ووثائق الميزانية وتقارير الخزانة، وتقدم هذه السجلات بيانات كمية عن النشاط الاقتصادي والإيرادات والنفقات الحكومية وتوزيع الثروة، وتستفيد السجلات الضريبية بشكل خاص من تتبع ملكية الممتلكات وتقييمها بمرور الوقت، وتوثق سجلات الجمارك التجارة الدولية، بما في ذلك حركة البضائع والسفن والأشخاص المستعبدين، وتكشف وثائق الميزانية عن أولويات الحكومة والقيود المالية التي يعمل فيها المسؤولون.

وكثيرا ما تصمد السجلات المالية في سلسلة طويلة غير محطمة، مما يجعلها مناسبة للدراسات الطويلة الأجل، غير أنها تطرح تحديات تفسيرية، وقد تكون السجلات الضريبية أقل من تمثيل أفقر أفراد المجتمع الذين يعفون من الضرائب، أو قد تعكس نقصا متعمدا في الإبلاغ من جانب مالكي الممتلكات، ومن الضروري فهم القوانين الضريبية وممارسات التقييم التي تتبعها هذه الفترة من أجل تفسير دقيق.

المراسلات الدبلوماسية والرسمية

وتشكل الرسائل والإرسالات والتقارير بين المسؤولين الحكوميين والدبلوماسيين ورؤساء الدول وفرة في تاريخي سياسي ودبلوماسي، وتجسد هذه السجلات تفكير صانعي القرار في الأحداث التي تُكشف في كثير من الأحيان عن دوافعها وعدم يقينها وخلافاتها التي تُسلَّم في مذكرات أو تاريخ رسمي، وقد ولدت السفارات والقنصليات مجلدات هائلة من المراسلات، وقد حُفظت في معظمها في سجلات النزاعات الوطنية.

والمراسلات الدبلوماسية عادة ما تكون مكتوبة بلغة رسمية ويمكن أن تستخدم مصطلحات مشفرة، وينبغي للباحثين أن يطلعوا على الأشكال الموحدة للكتابة الدبلوماسية واتفاقياتها للفترة قيد الدراسة، بالإضافة إلى أن المراسلات تعكس منظور الكتاب، يجب أن تكون متوازنة مع مصادر من أطراف أخرى ومع حسابات غير دبلوماسية.

الوثائق الإدارية والتنظيمية

وتنتج الوكالات الحكومية سلسلة مستمرة من التقارير والتعميمات ووثائق وضع القواعد والمذكرات الداخلية، وتبين هذه السجلات كيفية تنفيذ السياسات وكيفية عمل البيروقراطيات يوميا، وبالنسبة لتاريخ الصحة العامة والتعليم والنقل والرفاه الاجتماعي، فإن السجلات الإدارية غالبا ما تكون المصدر المباشر للمعلومات، وقد تشمل تقارير التفتيش وملفات الحالات والمراسلات مع المواطنين، وكلها تسلط الضوء على التشغيل الفعلي للبرامج الحكومية.

ويمكن أن تكون السجلات الإدارية ضخمة وغير مفهرسة، مما يتطلب الصبر والبحث المنهجي، وكثيرا ما تكون قيمتها مفصلة وقربها من الخبرة اليومية، ويروي تقرير عن الحضور المدرسي من عام 1910، على سبيل المثال، قصة مختلفة جدا عن القانون الذي يُلزم التعليم الإلزامي، والفجوة بين السياسات والممارسات هي تحديدا ما يمكن أن تكشفه السجلات الإدارية.

الاستراتيجيات المتعلقة باستخدام السجلات الحكومية بفعالية

إن السجلات الافتراضية ليست نفس طريقة استخدامها، فالاستراتيجيات التالية ستساعدك على استخراج أقصى قيمة من مصادر الحكومة مع الحفاظ على التصلب العلمي.

اثبتي سؤالك عن البحث

قبل أن تهب إلى المحفوظات أو قواعد البيانات، تُفصّل سؤالاً واضحاً عن البحوث، أسئلة مثيرة مثل "ما هي الحياة مثل القرن التاسع عشر؟" ستؤدي إلى زيادة في عدد البحث والبيانات غير مركزة، والسؤال الأفضل هو: كيف يمكن للتقييمات الضريبية على الممتلكات لعام 1865 في في فيلادلفيا أن تعكس توزيع الثروة بين الأسر المعيشية للمهاجرين الآيرلنديين؟" وهذا التحديد الدقيق للسجلات الحكومية ذات الصلة، وما هي البيانات التي تحتاج إليها من أجل استخلاصها بكفاءة.

تحديد سلسلة السجلات ذات الصلة

ليس جميع السجلات الحكومية ذات صلة بسؤالك، فهم الوقت الذي تستغرقه نظم حفظ السجلات في الهيئة الحكومية التي تدرسونها، مثلاً، إذا كنت تبحث في أثر قانون هاوستيد في الولايات المتحدة، فعليك تحديد السلسلة المحددة من ملفات قضايا دخول الأراضي التي تحتفظ بها المحفوظات الوطنية، وكل سلسلة تسجيلات لها رقم رقم تسجيلي، ورقم لقب، ومذكرة نطاقية تصف مضمونه مراراً.

استخدام المعونات والفهرس

وتوفر معظم المحفوظات الحكومية المعينات والأرقام القياسية والرسوم التي تصف مقتنياتها، وبالنسبة للمجموعات الرقمية، يمكن أن تتخذ هذه الوثائق شكل قواعد بيانات قابلة للبحث أو قوائم جرد إلكترونية، وتستغرق وقتاً لقراءة الأوصاف بعناية، وتتفهم إثبات سلسلة السجلات - التي أنشأتها، ولماذا، وتحت أي سلطة - أمر أساسي لتفسير محتواها.

فهم السياق التاريخي

ولا يمكن قراءة سجلات الحكومة بمعزل عن بعضها البعض، بل يجب أن تفهم السياق التاريخي والسياسي والقانوني الذي أنشئت فيه، كما أن سجل الضرائب من فرجينيا الاستعمارية يعني شيئا مختلفا عن سجل الضرائب من نيويورك في القرن العشرين، لأن القوانين والظروف الاقتصادية والممارسات الإدارية تختلف، وبالمثل، يجب تفسير سجل التعداد من عام 1850 في الولايات المتحدة مع إدراك الوضع القانوني للأشخاص المستعبدين، الذين تم سردهم في سياق مختلف عن الفترة الزمنية التي يكتنفها الأشخاص الحرون.

التحقق والإحالة

سجلات الحكومة غير قابلة للتسرب، والخطأ في التزييف المتعمد، والثغرات في التغطية شائعة، وعادة ما تقارن المعلومات من السجلات الحكومية مع مصادر أخرى، وسجل التعداد قد يسجل في مكان ولادة شخص ما بشكل خاطئ، وسجل محتمل قد يؤكد الموقع الصحيح، وإذا وافقت مصادر مستقلة متعددة على حقيقة، وزيادات الثقة، وإذا كانت هذه الحالات متعارضة، فإن إجراء المزيد من التحقيق هو موضوع البحث

بالإضافة إلى أن سجلات الحكومة نفسها قد تحتوي على تناقضات داخلية، طلب المعاشات قد يتضمن إفادات مدعمة تتعارض مع بيانات مقدم الطلب، مقارنة وثائق مختلفة ضمن سلسلة السجلات نفسها يمكن أن تكشف عن أنماط من الدقة والتشويه.

احترام قوانين الخصوصية والقيود المفروضة على الوصول

ولا تتاح لجميع السجلات الحكومية للجمهور، فقوانين الخصوصية، وتصنيفات الأمن القومي، والسياسات المؤسسية تحد من إمكانية الاطلاع على العديد من السجلات، ولا سيما تلك التي تتضمن معلومات شخصية عن الأشخاص الذين يعيشون، وفي الولايات المتحدة، يوفر قانون حرية الإعلام آلية لطلب الوصول إلى السجلات الاتحادية، ولكنه يشمل إعفاءات من خصوصيات الأشخاص، والأمن الوطني، وأغراض إنفاذ القانون، ويجب على الباحثين أن يطلعوا على سياسات الوصول إلى أجهزة قراءة الصور الحكومية ذات الصلة.

وفي بعض الحالات، يمكن الاطلاع على السجلات غير المتاحة للجمهور بإذن خاص، مثل تأشيرة بحث أو رسالة مقدمة من مؤسسة أكاديمية، كما يمكن أن تيسر إقامة علاقات مع المحفوظات إمكانية الحصول على مجموعات محدودة.

الاطلاع على السجلات الحكومية: إرشادات عملية

وقد أصبح الوصول إلى السجلات الحكومية أسهل بكثير في العصر الرقمي، ولكن المحفوظات المادية لا تزال أساسية بالنسبة لأنواع عديدة من البحوث، وتشمل الإرشادات التالية الوصول الرقمي والمادي على السواء.

المستودعات الرقمية وقواعد البيانات

وقد قام العديد من المحفوظات الحكومية برقمنة أجزاء كبيرة من مجموعاتها وجعلها متاحة على شبكة الإنترنت، كما أن " السجل الوطني " (FLT:0) يتيح إمكانية الوصول إلى ملايين السجلات الرقمية من الحكومة الاتحادية في الولايات المتحدة، كما أن " دليل البحث عن الأرقام الرقمية " () الصادر عن الكونغرس () يتضمن كميات كبيرة.

وعند استخدام المستودعات الرقمية، يولى الاهتمام العميق للبيانات الوصفية، والمعلومات المقدمة عن سجل رقمي - تاريخه ومثبته وحالته - هي معلومات حاسمة للاستشهاد والتفسير، وتحميل أعلى صور القرار المتاحة، وتحتفظ بالبيانات الوصفية إلى جانب الصورة، ولا تكون بدائل الرقمي دائما نسخا دقيقة للوثيقة الأصلية، وبالتالي، تلاحظ أي معلومات عن الزرع أو اللون أو نوعية الصور التي توفرها المستودع.

المحفوظات المادية وغرف القراءة

وعلى الرغم من جهود الرقمنة، لا توجد سجلات حكومية كثيرة إلا في شكل مادي، ويجب الرجوع إليها في المحفوظات، فزيارة محفوظات وطنية أو حكومية تتطلب التخطيط المسبق، والسجل كباحث، وفهم قواعد غرفة القراءة (البنات فقط، وعدم وجود غذاء أو شراب، ومحدودية الوصول إلى الحقائب)، وطلب المواد قبل ذلك إن أمكن، وتقتضي المحفوظات عادة منكما تحديد السجلات التي تريدان رؤيتها، وبالتالي إعدادها باستشها الدقيق من العثور على المعونات أو على هذه المستلزمات.

عند العمل بالسجلات المادية، التعامل مع الوثائق بعناية، استخدام القفازات عند الاقتضاء، وعدم الاعتماد على المواد الهشة أو كتابة هذه المواد، وتلقي ملاحظات مفصلة، بما في ذلك أرقام الوثائق، والتواريخ، والأوصاف المادية، وإذا سمح بالتصوير، استخدم الكاميرا دون أي شيء، وفي أماكن منخفضة من المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس لتجنب إلحاق أضرار بالمواد الحساسة، كما أن العديد من المحفوظات تسمح الآن بالتصوير الرقمي لأغراض البحث، ولكن ينبغي أن تؤكد السياسة قبل زيارتك.

طلب نسخ وسجلات حسب البريد

وبالنسبة للسجلات التي لا ترقمن ولا تستطيعون زيارتها شخصيا، يقدم العديد من المحفوظات خدمات الاستنساخ، ويمكنكم تقديم طلب بالبريد أو البريد الإلكتروني، مع تحديد السجلات التي تحتاجونها والموافقة عليها لدفع رسوم النسخ والشحن، والاستعداد للانتظار: يمكن أن تكون أوقات تجهيز طلبات التسجيل أسابيع أو أشهر، ولا سيما بالنسبة للوكالات ذات الطلب العالي، بما في ذلك المعلومات التي تحدد بقدر الإمكان، مثل أرقام مجموعات السجلات، وكتب التسجيل، ومواد التصفيح

الوثائق الدولية

وإذا كان بحثكم يتضمن سجلات حكومية من بلدان أخرى غير بلدكم، فإنهم يدركون أن سياسات الوصول، وممارسات حفظ السجلات، ومستويات الرقمنة تختلف اختلافا كبيرا، وأن بعض البلدان لديها محفوظات وطنية مركزية ذات فهرس قوي على الإنترنت وبرامج رقمنة، وأن بعضها الآخر له نظم لا مركزية تُحتفظ فيها السجلات في المحفوظات الإقليمية، وقد يتطلب الوصول إلى التصاريح أو الرسوم الحكومية، كما أن الحواجز اللغوية تنطبق: تعلم المصطلحات الأساسية للمعونة في اللغة ذات الصلة.

The International Council on Archives] provides resources and links to national archives around the world, which is a good starting point for international research. University Library with strong area studies programs may also have guides to foreign archives.

تحليل وتفسير السجلات الحكومية

بمجرد أن تعثروا على سجلات الحكومة، يبدأ عمل التحليل، وستساعدكم الاعتبارات التالية على تفسير هذه المصادر بدقّة.

تقييم الأثر والغرض

وقد أنشأ مكتب محدد كل سجل حكومي لغرض محدد، فهم هذا الغرض أساسي للتفسير، إذ قام أحد خبراء الضرائب بإنشاء سجلات لجمع الإيرادات، وليس لتوفير بيانات ديموغرافية لتاريخ المستقبل، وكتب ضابط عسكري تقريرا لتبرير أفعاله لرؤساءه، وليس لإعطاء حساب متوازن لمعركة، وهذا لا يجعل السجلات عديمة الجدوى، ويعني ذلك أنه يجب أن تقرأها بصورة حاسمة، مع مراعاة الحوافز والقيود التي كان ينوي المبدعون القيام بها:

النظر في الصمت والألعاب

فالسجلات الحكومية ليست شاملة، فهي تحافظ على المعلومات التي تعتبرها الحكومة جديرة بالتسجيل، وتستبعد كل شيء آخر، وهذا يعني أن العديد من الناس والأنشطة والمنظورات غير موجودة في السجل التاريخي، وأن الأشخاص المستعبدين والنساء والأطفال والسكان الأصليين والفقراء كثيرا ما تكون الفئات غير ممثلة أو غير مرئية في سجلات الحكومة، وعندما تجدون الصمت، فهل لا يحسب هؤلاء الأفراد؟ وهل يستبعدون عمدا من هذا الاسم؟

النهج الكمية والمؤهلة

وقد تكون سجلات الحكومة متوافقة مع التحليل الكمي والكيفي، إذ يمكن تحليل بيانات التعداد، والسجلات الضريبية، وأرقام الميزانية بصورة إحصائية لتحديد الاتجاهات والترابط والأنماط، كما أن سجلات المحكمة والمراسلات، على النقيض من ذلك، تكون مناسبة بشكل أفضل لقراءة دقيقة وتفسير نوعي، وكثيرا ما تجمع البحوث الأقوى بين النهجين: استخدام البيانات الكمية لوضع نمط ووثائق نوعية لشرح التجارب البشرية الكامنة وراء الأرقام.

Cite Government Records Properly

والإشارة الحسنة إلى السجلات الحكومية أمر أساسي لتحقيق النزاهة العلمية ولتمكين الباحثين الآخرين من تحديد موقع المصادر نفسها، ويعتمد شكل الاستشهاد على دليل النمط الذي تستخدمونه، ولكن ينبغي أن تشمل على الأقل: اسم الهيئة أو الوكالة الحكومية التي أنشأت السجل، أو عنوان السجل أو وصفه، أو التاريخ، أو مجموعة السجلات أو رقم السلسلة، ومستودع المحفوظات الذي يحتفظ به.

إن الإشهاد غير الصحيح أو غير المكتمل خطأ شائع في الكتابة التاريخية، والوقت المناسب لتسجيل المعلومات المستشهد بها بالكامل عندما تصادفون وثيقة أولاً، بدلاً من محاولة إعادة بنائها لاحقاً، وعادة جيدة هي إنشاء سجل بحثي تُسجل فيه كل وثيقة تُستشيرونها، ومعلومات الاستشهاد بها، وملاحظاتكم بشأن مضمونها وأهميتها.

الاستنتاج: السجلات الحكومية بوصفها العمود الفقري للبحوث التاريخية

فالسجلات الحكومية ليست المصادر الوحيدة التي يحتاجها مؤرخون، ولكنها غالبا ما تكون أكثر الوثائق موثوقية وأكثرها كشفا، فهي تقدم سجلا منهجيا وموثقا عن كيفية تنظيم المجتمعات نفسها، وكيفية تخصيصها للموارد، وكيفية تحديدها وإنفاذها، وبالنسبة للباحثين الذين يستثمرون الوقت لفهم هيكلهم، وحدودهم، وإمكانياتهم، فإن هذه السجلات تفتح نوافذا في الماضي لا يمكن أن توفرها مصادر أخرى.

فالاستخدام الفعال للسجلات الحكومية يتطلب مزيجا من المهارات: أساليب البحث في المحفوظات، والمعرفة التاريخية في السياق، والتفسير النقدي، والوعي الأخلاقي، كما يتطلب الصبر، ولا يسهل دائما العثور على السجلات أو يسهل قراءتها، ولكن المكافأة هي الوصول إلى الأسس الوثائقية الحقيقية للتاريخ - وهي القوائم الضريبية، ورسوم المحاكم، والجداول الزمنية للتعدادات، والبعثات الدبلوماسية، والعائدات العسكرية التي تحافظ على البيانات الأولية للخبرات البشرية في جميع الأوقات.